7 habilidades esenciales para la buena comunicación en el entorno laboral

Como empresa que dedica una buena parte de su tiempo a pensar en la comunicación eficaz, no estamos aquí para hacerle perder el tiempo con un artículo lleno de cosas que ya sabes ¡Escuchar es muy importante! Mejora tu comunicación con nuestras integraciones de video email marketing.

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  1. Saber cuándo permanecer callado
  2. Dar y recibir comentarios críticos
  3. Escuchar detenidamente
  4. Escribir eficazmente
  5. Proporciona el contexto necesario
  6. Elegir el canal de comunicación adecuado
  7. Hacer buenas preguntas

Se trata de consejos prácticos y reales para interactuar en el lugar de trabajo. Comprométete a practicar estas habilidades de comunicación clave, y estarás en el camino hacia unas relaciones más conscientes de ti mismo, eficaces y significativas con los demás.

Descubre cómo mejorar la comunicación en el trabajo

Te alegrará saber que hay innumerables formas de mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, y ninguna de ellas requiere mucho dinero o tiempo para su aplicación.

Algunas implican trabajar en la forma de comunicar la información de manera eficaz y poner en marcha procesos más formales, mientras que otras se centran en crear un entorno que permita a la gente comunicarse más abiertamente.

A menudo, la comunicación eficaz se reduce a crear un entorno en el que las personas se sientan lo suficientemente cómodas como para expresar lo que realmente piensan, cuestionar ideas y hacer preguntas que podrían parecer estúpidas. Los directivos deben dar ejemplo a su equipo y a la empresa en general demostrando lo que significa ser un buen comunicador. Eso significa practicar la habilidad de escuchar, dar a los miembros del personal la oportunidad de hablar, establecer expectativas claras y proporcionar información periódica.

1. Saber cuándo permanecer callado

El silencio es oro pero… también puede resultar incómodo.

Los estudios demuestran que las pausas de más de cuatro segundos nos incomodan y, por el contrario, las conversaciones fluidas y sin pausas nos hacen sentir más conectados y nos dan una sensación de pertenencia, independientemente del contenido. Saber cuando permanecer callado puede ser muy importante para la comunicación en tu entorno de trabajo.

Katie Donovan, fundadora de la empresa Equal Pay Negotiations, afirma que «el silencio es la técnica más difícil de aprender. Va en contra de nuestros instintos. Queremos llenar los espacios en blanco».

Sin embargo, superar esa incomodidad merece la pena. Saber cómo y cuándo morder la lengua significa que es menos probable que:

  • Sonar como si no supieras de qué estás hablando cuando realmente no lo sabes.
  • Herir los sentimientos de alguien o dañar las relaciones.
  • Dominar el tiempo de conversación en una reunión (o peor aún, hablar por encima de alguien que tarda más en formular y ofrecer su opinión).
  • Hacer que la historia o el problema de otra persona se refiera a ti.
  • Quedar en ridículo o «meter la pata» después de haber dicho algo incorrecto.
  • Responder a tu propia pregunta y cerrar la posibilidad de considerar las ideas de otros (posiblemente mejores).
  • La mejor manera de cultivar el silencio es con la conciencia. Aprender a practicar la atención plena en todo lo que haces, incluso en el trabajo, es un buen punto de partida.

2. Dar y recibir comentarios críticos

El feedback es un regalo. Sin embargo, no nos resulta natural saber cómo darlo y recibirlo. Evitamos ofrecer una crítica constructiva porque no queremos agitar el barco, y al recibirla, nos ponemos a la defensiva «para proteger nuestro carácter y nuestro sentido de competencia».

Cuando se trata de recibir una crítica, la mejor respuesta posible es mantener la mente abierta, decir «gracias» y dejarlo así. Cualquier otra cosa que se añada, por muy suave que sea nuestra opinión, sonará a la defensiva.

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3. Escuchar detenidamente

Si te han dicho más de una vez que interrumpes, o tu compañero ha dicho alguna variante de sí, ya te lo dije; simplemente no estabas prestando mucha atención, o has recibido comentarios de que ocupas demasiado tiempo en las reuniones, quizá quieras invertir en mejorar tu capacidad de escucha.

Saber enviar información es sólo la mitad de ser un buen comunicador. Recibirla bien es la otra parte (y la más complicada). Esfuérzate por ser un oyente mejor y más activo: no sólo mejorará tu vida laboral, sino que tendrá un efecto positivo en todas tus relaciones.

4. Escribir eficazmente

De la misma manera que al aprender a tocar el piano te prepara para aprender cualquier otro instrumento, las habilidades de escritura se traducen en muchas otras habilidades de comunicación: producción de vídeo, adaptación del mensaje a la audiencia, brevedad, elección de palabras… la lista continúa.

(Al igual que cuando aprendes a tocar el piano, no te convertirás en un escritor experto de la noche a la mañana. Pero si perfeccionas tus habilidades de escritura a lo largo del tiempo, muchas otras habilidades de comunicación te seguirán).

5. Proporciona el contexto necesario

Damos y recibimos información como comunicadores de contexto (personas que quieren la historia completa y todos los detalles que componen el panorama general) o comunicadores de contenido.

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Comunicadores de contexto

  • Tener en cuenta los sentimientos y las experiencias o conceptos no cuantificables.
  • Se centra en el tono de voz en la comunicación y puede identificar matices sutiles además de la comunicación verbal y escrita.
  • Puede salvar la brecha en la comunicación entre los significados prácticos y emocionales.
  • Puede sentirse frustrado por un intercambio que sólo se centra en datos o tácticas sin un análisis crítico de otros factores.

Comunicadores de contenidos

  • Valoran la acción y los resultados medibles.
  • Son comunicadores directos, no emocionales, con un fuerte enfoque en la acción y los resultados.
  • Buscan resultados tangibles.
  • Pueden sentirse confundidos o frustrados por una comunicación abstracta y excesivamente emocional o por datos aparentemente irrelevantes o poco fiables

6. Elegir el canal de comunicación adecuado

A la hora de elegir el medio adecuado para su mensaje, tener en cuenta el canal preferido de sus destinatarios es sólo una pieza del rompecabezas.

  • Hay otros factores a tener en cuenta:
  • ¿Cómo de largo/complejo es su mensaje?
  • ¿Incluye información sensible?
  • ¿Qué tipo de acción necesitas que realice el destinatario al recibirlo?
  • ¿A qué canales tenéis acceso tanto tú como el destinatario?
  • ¿Le vendría bien a su mensaje el contexto adicional que las señales no verbales (lenguaje corporal, tono de voz) ayudan a transmitir, o bastará con la comunicación por texto?
  • … y así sucesivamente. (Es suficiente para provocar un dolor de cabeza antes de empezar a escribir. O a marcar. O a grabar).
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7. Hacer buenas preguntas

Una forma segura de asegurarse de que escuchas más de lo que hablas, y de que escuchas para entender, es hacer las preguntas adecuadas.

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He aquí una lista sencilla para tener en el bolsillo:

  • ¿Qué piensas?
  • ¿Cuál es tu resultado ideal, y qué te resulta difícil para conseguirlo?
  • Tal y como lo entiendo, estás diciendo [XYZ], ¿tengo razón?
  • ¿Cómo puedo apoyarte en esto?
  • ¿Cuáles son nuestros próximos pasos?

Acostumbrarse a hacer estas preguntas antes de ofrecer su propio punto de vista le asegurará tener siempre una sólida comprensión del panorama general, y de los sentimientos de todos al respecto.

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